Ciri-ciri Surat Dinas dan Penjelasannya yang Perlu Diketahui Anak

Setiap surat dinas umumnya memiliki kepala surat yang dicantumkan di bagian paling atas surat. Adanya ciri yang satu ini membuat surat dinas terlihat sangat berbeda dengan surat pribadi.

Bagian yang juga disebut kop surat ini digunakan sebagai identitas diri suatu lembaga atau instansi yang mengirimkan surat tersebut.

Kepala surat biasanya berisi nama dari suatu lembaga atau instansi yang dituliskan dengan huruf kapital tebal, diikuti dengan logo serta alamat lengkap.

Ciri surat dinas yang selanjutnya yaitu adanya nomor surat yang diletakkan di bawah kepala atau kop surat. Nomor surat pada surat dinas ini dibuat dengan mengikuti nomor urut yang dikeluarkan oleh setiap lembaga atau instansi yang mengirimkannya.

Tepat di bawah nomor surat, terdapat lampiran yang merupakan bagian untuk menuliskan jumlah lembar tambahan yang nantinya ditaruh di belakang halaman pertama surat dinas. Jika pengirim tidak menambahkan lampiran, maka pada bagian ini cukup diberikan tanda setrip.

Setelah nomor surat dan lampiran, biasanya juga dituliskan perihal yang berisi tujuan dikirimkannya surat tersebut. Selain itu, dicantumkan pula tanggal serta nama dan alamat penerima di dekat nomor surat.

Jika pada surat pribadi bisa menggunakan gaya penulisan yang bebas tanpa perlu memperhatikan ketepatan penulisan kata, maka pada surat dinas wajib menggunakan bahasa baku.

Bahasa baku adalah bahasa standar yang mana penulisan katanya harus sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Biasanya, kaidah yang dipakai berasal dari Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) atau yang dikenal juga dengan Ejaan yang Disempurnakan (EYD).

Penulisan isi surat dinas diharuskan memakai bahasa baku karena surat ini bersifat resmi dan dikirimkan untuk keperluan dinas.

Mengingat surat dinas adalah surat yang sifatnya resmi, maka penulisan isi suratnya pun harus menggunakan bahasa yang formal dan sopan.

Hal ini dapat terlihat pada pemakaian kata sapaan dalam surat dinas yang sifatnya formal, seperti Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda.

Kemudian, penulisan bahasa yang bersifat sopan berarti kata-kata yang disampaikan tidak terkesan menyinggung unsur-unsur SARA atau merendahkan/menjelekkan pihak lainnya.

Selain menggunakan bahasa yang baku dan formal, isi surat dinas juga dibuat dengan menerapkan tulisan yang efektif.

Efektif dalam hal ini berarti penulisan katanya tidak boros atau bertele-tele, singkat dan padat tetapi tidak menghilangkan banyak kata penting yang seharusnya memuat maksud yang ingin disampaikan.

Tidak hanya dapat menyingkat waktu bagi penerima untuk membaca isi surat, penggunaan gaya penulisan yang efektif juga berguna untuk memudahkan penerima dalam memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut.

Ciri lainnya yang membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya adalah penulisan dalam isi suratnya, yang mana disampaikan secara jelas dan eksplisit.

Sifat eksplisit yang dimaksud dalam penulisan surat dinas ini adalah langsung menyampaikan arti yang sesungguhnya serta tidak berbelit-belit.

Selain itu, tujuan yang ingin disampaikan dalam surat dinas juga harus ditulis secara jelas dan pasti sehingga penerima dapat langsung menangkap inti dari isi surat tersebut.

Sebagian besar lembaga atau instansi biasanya membuat surat dinas yang lengkap dengan menyertakan tanda tangan. Untuk beberapa kondisi tertentu, mereka juga memberikan stempel atau cap basah yang bertuliskan nama atau logo dari lembaga atau instansi tersebut.

Tanda tangan serta stempel khusus ini diberikan di atas nama dan jabatan yang menjadi perwakilan suatu lembaga atau instansi yang mengirimkan surat dinas.

Adanya pemberian tanda tangan, stempel, nama serta jabatan yang menandatangani surat dinas ini menjadi ciri yang dapat memperkuat formalitas pada surat itu sendiri.

Itu dia ciri-ciri surat dinas dan penjelasannya yang perlu diketahui. Semoga informasi ini dapat membantu anak dalam membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya ya, Ma!