Cara Praktis dan Mudah Membuat Grafik di Microsoft Word

Grafik merupakan susunan data yang terdiri dari kombinasi angka, huruf, simbol, gambar, lambang, dan lukisan, yang disajikan dalam media dengan tujuan memberikan gambaran data dari penyaji materi kepada para pembaca.

Dengan kata lain, grafik adalah media yang dijadikan alat untuk menyajikan informasi agar lebih dinamis dan informatif serta menarik.

Meskipun tergolong sederhana, penggunaan grafik yang salah akan sulit untuk dibaca oleh orang lain, bahkan tak jarang pesan yang disajikan tidak sampai pada pembaca, karena kesalahan menggunakan grafik dalam penyajian.

Fungsi umum grafik adalah untuk menggambarkan data-data yang berupa angka-angka menjadi bentuk yang lebih sederhana, detail, dan menjelaskan perkembangan serta perbandingan suatu objek maupun peristiwa yang saling berhubungan secara singkat dan jelas.

Perlu diingat bahwa jenis-jenis grafik juga memiliki fungsi tertentu. Sehingga sebelum kamu membuat grafik, pastikan kamu telah memahami dan menggunakan grafik sesuai fungsinya masing-masing.

Berikut ini adalah beberapa contoh grafik yang paling umum digunakan:

Grafik batang

Grafik batang adalah salah satu bagan yang paling banyak digunakan dan memiliki banyak bentuk. Grafik batang merupakan jenis grafik yang dipakai untuk menekankan perbedaan tingkat nilai dan aspek-aspek.

Keuntungan dari bagan ini adalah dapat menjelaskan lebih banyak informasi daripada jenis bagan lainnya.

Grafik lingkaran

Grafik lingkaran biasanya digunakan untuk menampilkan data sebagai persentase. Batasan grafik ini dalam penyajian data biasanya disajikan dalam bentuk tabel satu arah. Keunggulan menampilkan data dalam bentuk grafik lingkaran adalah visualisasi.

Visualisasi pada diagram lingkaran memiliki banyak karakter unik dan mudah dilihat. Oleh karena itu, jika kamu menggunakan grafik ini, sejumlah kecil karakter data yang masih dapat ditampilkan dalam bentuk grafik lingkaran akan sangat baik. Contohnya, yakni pie chart.

Grafik garis

Grafik garis biasanya digunakan untuk menyajikan data berupa informasi tren atau perkembangan dari waktu ke waktu. Dengan menggunakan grafik garis, audiens dapat melihat tren data naik atau turun dalam kurun waktu tertentu.

Grafik titik

Grafik titik juga dapat digunakan untuk menampilkan data tren seperti melihat sebaran data dalam kelompok.

Grafik radar

Grafik radar adalah grafik yang dapat digunakan untuk melihat distribusi data, biasanya disebut grafik laba-laba. Penerapan grafik ini biasanya digunakan untuk melihat perkembangan kinerja atau kualitas manusia, seperti kinerja karyawan.

Seperti yang kamu ketahui Microsoft Word merupakan salah satu software yang banyak digunakan untuk berbagai pekerjaan, khususnya yang berhubungan dengan dokumen, seperti membuat laporan, penelitian, dan lain-lain.

Maka itu, bukan hal yang mengherankan apabila di software ini kamu juga bisa membuat grafik. Jika kamu ingin membuat grafik si Word, ikuti langkah-langkahnya di bawah ini ya!

Cara membuat grafik di Ms. Word:

1. Pilih Insert pada menu bar
2. Klik ikon chart yang berbentuk grafik
3. Pilih jenis grafik
4. Disini akan terbuka beberapa jenis grafik, mulai dari grafik batang (column), grafik garis (line), pie, dan lain-lain. Kemudian pilih grafik atau diagram yang kamu butuhkan.
5. Setelah kamu memilih jenis grafik yang diinginkan, nantinya akan muncul halaman spreadsheet (Excel) dengan ukuran kecil dengan data yang muncul secara default. Selanjutnya, isi data yang akan digunakan pada grafik.
6. Jika kamu ingin memasukkan data dengan jumlah banyak, kamu bisa klik dua kali bagian menu bar pada halaman spreadsheet atau memilih ikon kecil yang berbentuk logo Ms. Excel. 
7. Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan data pada grafik, kamu perlu mengecek terlebih dahulu baris dan kolom pada data telah terisi dengan benar.
8. Setelah itu kamu bisa klik tombol close (X) pada halaman Excel. Jangan khawatir, data yang telah masuk ke dalam grafik tidak akan hilang!

Jika kamu sudah mengetahui cara membuat grafik di Windows, maka kamu pun tidak akan kesulitan saat membuat grafik di komputer atau laptop versi Mac. Pada dasarnya, proses membuat grafik di Mac juga sama.

Cara membuat grafik di Ms. Word untuk Mac:

1. Buka dokumen baru atau yang disimpan untuk membuat grafik
2. Buka tab Insert, kemudian Illustration dan pilih Chart
3. Beberapa versi Word di Mac mungkin tidak memiliki ikon Illustration. Namun, kamu dapat membuka Dialog Window dengan klik ikon Chart di tab Insert.
4. Setelah kamu memilih jenis grafik yang diinginkan, nantinya akan muncul halaman spreadsheet (Excel) dengan ukuran kecil dengan data yang muncul secara default. Selanjutnya, isi data yang akan digunakan pada grafik.
5. Jika kamu ingin memasukkan data dengan jumlah banyak, kamu bisa klik dua kali bagian menu bar pada halaman spreadsheet atau memilih ikon kecil yang berbentuk logo Ms. Excel. 
6. Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan data pada grafik, kamu perlu mengecek terlebih dahulu baris dan kolom pada data telah terisi dengan benar.
7. Setelah itu kamu bisa klik tombol close (X) pada halaman Excel. Jangan khawatir, data yang telah masuk ke dalam grafik tidak akan hilang!

Jika kamu sebelumnya telah menyiapkan data di Ms. Excel, kamu tak perlu membuatnya satu persatu di Ms Word ya! Karena kamu bisa lho memindahkan grafik yang ada di Ms. Excel ke Ms. Word.

Berikut langkah-langkahnya yang bisa kamu coba:

1. Buka grafik yang di Ms Excel
2. Setelah menemukan grafik yang ingin kamu pindahkan, lalu klik kanan dan pilih copy atau tekan Ctrl +C.
3. Kemudian pilihlah dokumen word yang diinginkan untuk menempatkan grafik tersebut. Setelah itu, kamu bisa menekan Ctrl+V pada keyboard atau klik kanan lalu pilih paste. 
4. Setelah kamu memindahkan grafik, kamu juga dapat mengatur data dari grafik tersebut langsung dari Ms. Word. Sehingga kamu tidak perlu kembali ke halaman Ms. Excel. Yaitu dengan cara sebagai berikut:
   1. Pilih Design pada menu bar
   2. Pilih ikon yang berbentuk tabel dengan tulisan edit data 
   3. Kemudian tabel data dari grafik yang dipindahkan dari excel akan muncul

Aplikasi Word di smartphone iPhone memang tidak dapat digunakan untuk membuat bagan atau grafik. Tetapi di sini kamu dapat membuatnya melalui Ms. Excel kemudian menyalinnya ke dokumen Word. 

Cara membuat grafik di Ms. Word untuk iPhone:

1. Buka aplikasi Ms. Excel
2. Pilih dokumen yang memiliki template bagan atau grafik yang sesuai dengan data yang kamu inginkan
3. Tap di mana pun pada grafik yang disoroti, kemudian ketika sudah selesai, klik Salin atau Copy
4. Alihkan ke aplikasi Word, ketuk salah satu dokumen yang dipilih, kemudian pilih Tempel atau Paste

Sama seperti iPhone, kamu yang merupakan pengguna Android juga tidak dapat langsung membuat grafik menggunakan aplikasi Word di perangkatmu. 

Namun, kamu dapat membuatnya melalui Ms. Excel, kemudian salin atau tempel grafik yang sudah ada ke dokumen Word baru.

Cara membuat grafik di Ms. Word untuk Android:

1. Buka aplikasi Excel dan dokumen yang telah berisi grafik
2. Ketuk grafik yang ingin dipilih, kemudian salin dan alihkan ke aplikasi Word
3. Buka dokumen baru atau dokumen lama yang ingin disisipkan grafik
4. Klik Tempel untuk memasukkannya ke dalam dokumen Word

Selain itu, kamu juga bisa mengatur grafik. Caranya kamu tinggal mengklik grafik tersebut, dan akan muncul beberapa ikon pengaturan yang bisa kamu pilih, yaitu sebagai berikut:

• Layout options: Ikon yang memiliki bentuk seperti tapal kuda ini, berfungsi mengatur posisi grafik. Posisi grafik tersebut bisa diatur misalnya, di antara teks, di dalam teks, atau di belakang teks.
• Chart elements: Ikon yang berbentuk (+) ini berfungsi untuk mengurangi atau menambah elemen grafik dan unsur-unsur tambahan lainnya. Misalnya, garis bantu atau memasukkan tabel data ke dalam grafik
• Style: Ikon yang berbentuk kuas ini berfungsi untuk mengubah bentuk grafik seperti, tema warna, dan tampilannya.
• Values: Ikon yang berbentuk seperti corong ini berfungsi untuk menambah atau menghilangkan series dan kategori seperti tabung dan nama bulan pada grafik.

Nah kini kamu telah mengetahui seperti apa cara praktis dan mudah membuat grafik di Microsoft Word. Semoga cara-cara di atas dapat membantumu membuat grafik lebih mudah dan kamu bisa mencapai nilai yang maksimal ya!

Selamat mencoba dan semoga berhasil!